AppSheetでデイサービスアプリを作成、１か所・小規模のデイを徹底的にペーパレスに！その１、無駄な紙や手書きを減らしペーパレスに、初期設定から利用開始、日報月報・利用者毎月報など一通りの説明を。(アップデート版、反映済み)
先日、AppSheetで作った
デイサービス向けアプリを公開しました。
公開先は、
AppSheet開発のClassroomです。
すると、
コメントを頂けました。
今回作ったデイサービス向けアプリは、
１拠点向けのサービスで、
小規模ながらDXしたい。
ペーパレスに取り組みたい。
という事業所向けに、
手軽に始めることが出来ます。
一番の特徴は、
・介護士、送迎スタッフ、看護師、管理者向けに分かりやすいボタンを作り、
・日報PDFや月報PDF、SMSといった報告機能があること
・体調が悪い方もひと目で分かります。
です。
現場をペーパレスにしたい！
ケアマネージャとして、
数々のデイサービスの現場を見たり、
自社でデイサービスを運営していると、
見えているのが、
紙が多い、という現実と、
ただ記録のために残している、
という無駄な作業です。
例えば、、、、
血圧だけを書いた連絡帳、
デイからの連絡は別途電話だったり、
家族からも何も書かれなかったり。
現場では、
血圧やリハビリ・入浴をした
だけの紙が残っており、
利用者の数が多いと、
完全に作業になっています。
じゃあ、管理者側も、
日報を紙で書いたり、
Excelで残すけれど紙にしたり、
とにかく手書きが多い！
紙が多い！
アナログばかり！
これをペーパレスに出来ないか！？
と考えたわけです。
なので現場をペーパレスに！
というわけで、
盛り込みました。
日報はPDF形式で、
PDFが出来たあと、メールを送ることが出来ます。
また、SMSを使うことで、
・家族に報告メール
・ケアマネに報告メール
をSMSで送る機能も作ってあるので、
完全に現場も管理側もすべて、
ペーパレスになった。
というわけです。
では、
初期設定から見ていきましょう！
１、ログインするとマニュアル表示
マニュアルまでAppSheetで作ってしまう、
というのもペーパレスの目的です。
アプリを開くとマニュアルが表示されます。
一通り読んで下さい。
２、メニュー → 設定
初期設定を行います。
初期設定
・デイサービスの名前、連絡先
・メールアドレス(報告用)
を設定できます。
標準値の設定
・標準の利用開始時刻・終了時刻 (※アップデート済)
・バイタル：血圧上下、脈拍、体重、体温
・食事量：主食・副食 (※アップデート済)
・日報：目標売上、予定経費、スタッフ時間数、固定経費
・月報：目標売上、予定経費、固定経費(家賃等)
・利用定員
・症状：のどの痛みなどボタン
警告値の設定
・血圧上が高すぎたり低すぎたり(180以上、100以下)
・血圧下が高すぎたり低すぎたり(100以上、40以下)
・体温が高すぎたり(体温37.5)
・脈が速すぎたり(初期設定100)
すると、赤字になるのですが、
その設定も出来ます。
３、メニュー → 利用者設定
いろんなアプリだと、
要介護度を設定したり、期間を設定したり、
細々と入力しなければいけないのですが、
必要最低限にしました。
利用者について、
・名前、生年月日、性別、介護度
・住所、送迎グループ、お迎え時刻
・利用開始時刻、終了時刻 (※アップデート済)
・家族携帯、ケアマネ携帯
・個別メモ、事業所名
といった設定が出来ます。
家族携帯や、ケアマネ携帯を設定しておくと、
SMSで連絡出来ます。
血圧だけが書いてある連絡帳、、、
なんてのも不要です♪
４、メニュー → 送迎グループ設定
送迎グループを設定します。
名前は地域名としたので、
分かりやすくっています。
車名でもいいと思います。
送迎グループを設定しておき、
利用者の住所・送迎グループを指定すると、
メニュー → 送迎G別地図表示
でGoogleマップと連動し、
地図表示できます。
女性や年配の方でも使えるように
女性でも、
年配の方、
というと、語弊があるかも知れませんが、
分かりやすいのでそう伝えています。
先日、デイサービスのミーティングが
ありましたので、ちらりと説明しましたが、
「すごいですね！」
「もうかったら〇〇インチTV買いましょう！」
と前向きな意見が出てきました。
その２、操作画面の説明
その１ではメニュー、
左上の３本線の説明でした。
その２では、
操作画面の下、
ボタンの説明をします。
D本日デイ予定／介護・相談員向け
D送迎手順／送迎担当向け
D本日実績／介護・相談員向け
D本日体調管理／看護師向け
Dデイ日報／管理者向け
Dデイ月報／同上
Dデイ利用者月報／同上 (※アップデート済)
と利用する人によって、
ボタンが違うのが特徴です。
Dは、、、、
ダッシュボードという意味ですから、
深い意味はありません。
１、D本日デイ予定
D本日デイ予定では
利用者毎の１週間の予定を入れます。
あんのんデイサービスでは、
利用者によっては、
１日・午後という違いがあるため、
それを１週間単位で設定できるようにしました。
A利用者
月曜：2-3h、3-4h、4-5h、5-6h…
火曜：同上
：：
日曜：
食事、月～日の有無
送迎、月～日の有無
入浴、月～日の有無
リハⅠ、月～日の有無
リハ２、月～日の有無
リハ１と２の違いはずばり、
個別機能訓練加算１・２の違いです。
今後考えていくとしたら、追加の加算で、
口腔ケア加算、栄養スクリーニング加算
などが必要なのかも知れません。
１週間の予定をここで立てておき、
本日利用が決まれば、チェックボタンを押します
「デイ実績作成」ボタン
がそれです。
２、D送迎手順
１で利用者が決まり実績を作れば、
送迎グループ毎に送迎担当がチェック。
お迎え時刻を入力しておけば、、、
円山地区：
8:30 〇〇様 本日利用
8:45 〇〇様 本日利用
文教地区
8:30 〇〇様 本日利用
8:50 〇〇様 本日利用
というように、お迎え時刻毎に、
ソートされて地図上に表示されます。
ぽんと送迎だけ任されても、
安心ですよね！
この画面をあんのんデイスタッフに見せたら、
「私の頭の中を見せてくれるんですね！」
と見える化に驚いていました(笑)
３、D本日実績
送迎し利用者が来所されれば、、、
半日が１日になったとか、
ほんとに食事があるのか、
送迎はどうだったのか、
入浴やリハビリは、
変更当たり前の介護の常識を、
ここで吸収しています♪
こちらで伝達事項やバイタルも
入力できるのですが、、、
それは４、に任せましょう。
４、D本日体調管理
この画面が一番苦労しました(笑)
看護師向けに、一括で
・伝達事項
・体温
・血圧(上下)
・脈拍
・体重
・食事量 (※アップデート済)
を入力出来ます。
そして何かしらの症状があれば、
入力出来ますし
(内容をカスタマイズできます)
赤いマークで注意
バイタルが赤字、症状も赤字
で表示できる、というわけです。
その１で初期値として、
設定画面で設定した
標準値の設定
・バイタル：血圧上下、脈拍、体重、体温
・食事量：主食、副食 (※アップデート済)
・症状：のどの痛みなどボタン
警告値の設定
・血圧上が高すぎたり低すぎたり(180以上、100以下)
・血圧下が高すぎたり低すぎたり(100以上、40以下)
・体温が高すぎたり(体温37.5)
・脈が速すぎたり(初期設定100)
が活きてくる、
というわけなんですね。
電話できるスマホから・・・
iphoneやAndroidなど、
電話できるスマホであれば、、、、
電話マーク：利用者宅に電話
黒いメッセージ：家族携帯にSMS
白いメッセージ：ケアマネ携帯にSMS
も出来る！
というわけです。
SMSを送ると、、、
〇〇様 2022/7/7利用
バイタル・・・
利用・・・
伝達事項これこれ
と送れるので、
連絡帳がいらない！
というわけです。
ケアマネさんの中には、
ケータイを教えてもいい、
という方がいれば、
同様にSMSを送れるというわけです。
〇〇様 〇〇デイ利用報告
５、デイ日報・月報・利用者月報
そして極めつけは、
日報と月報です。
管理者や相談員の方は、
毎日・毎月＋ボタンを押して
作成する必要がありますが、
それくらい向き合おう
ということです。
分かりやすいのは、、、、
１日の目標売上、
予定経費を設定することで
●黒字
●赤字
が分かる、
ということです。
ここまで丁寧に、
１日決算をしてくれるアプリはありません♪
しかも、、、、
日報作成ボタン(PDF)を押すと
日報や月報をPDF表示し、
そして後日のアップデートで、
利用者月報を追加しました。
利用者を選択し、
月報を＋ボタンで作成し、
PDF作成ボタンで、
利用者毎の月報を表示し、
月末の実績集計にも
お役立て出来ます！
メールアドレスを設定しておくことで、
メールで送ってくれる、
というわけです。
